Når vi skal ændre vores egne vaner, kan vi bruge forskellige teknikker. Forestil dig, at du vil droppe kaffen og kun drikke te. Der er forskellige “nemme” ting, du kan gøre, for at ændre din kaffevane: Du kan flytte kaffemaskinen, så du bliver opmærksom på, at du skal gøre noget andet. Du kan sætte en seddel op på kaffen, der minder dig om, at du nu kun drikker te. Du kan også informere familie og venner, om at du nu kun drikker te og få deres hjælp til at holde fast i din nye vane.
Men når det kommer til at ændre vaner for organisationer, er det en anden sag. Her er det ikke kun dine vaner, der skal ændres – men kollegaers, chefers, kunders og så videre. Det gør, at de normale teknikker ikke længere er særligt effektive. Flytter du kaffemaskinen, kan en kollega næste morgen have flyttet den tilbage. Og så tager din gamle vane hurtigt over.
Når hele organisationen skal drikke te
En ting er, at skifte fra kaffe til te – en anden ting er, når en organisation skal gennemgå en agil transformation. Her skal der ændres mange vaner – vaner, der også ofte er meget indgroet for “Sådan har vi altid gjort”.
Derudover er der mange personer, der skal ændre vaner. Det betyder, at der nemt kan opstå informationshuller. Måske en medarbejder ikke var til infomødet eller ikke lige fået læst mailen. Så bliver den gamle vane stadig opretholdt, ofte med både stor undren og frustration for de medarbejdere, der bruger tid og energi på at følge den nye vane.
Og så er der altid dem, der har besluttet, at den nye vane ikke lige gælder for dem. De laver simpelthen en fortolkning af den nye vane, så deres gamle vane stadig dur. Det bliver ikke nemmere af, at denne fortolkning både kan være bevidst og ubevidst. Er den bevidst, kan man nemmere snakke om den og fortælle medarbejderen, at sådan hænger det ikke sammen. Er den ubevidst, bliver det mere vanskeligt, for medarbejderen siger en ting og gør så noget andet.
Forestil dig, at vanen er som en membran
Udfordringer er der nok af, når en organisation skal ændre vaner. Derfor har vi samlet vores tre bedste råd til, hvad du skal være opmærksom på.
Inden du får dem, skal du lige vide lidt om, hvordan vi forstår, hvad en vane er som et psykologisk fænomen – altså hvordan den virker inden i vores hoveder.
Vaner er som en membran
Forestil dig, at en vane er som en membran. En membran er kendetegnet ved, at den kan påvirkes og formes – og svinge tilbage til sin oprindelige form, når det ydre pres er væk.
Et eksempel er, når teenagere rydder op på deres værelse, fordi de får lommepenge for det. Ingen lommepenge, ingen oprydning. Det er en vane, der forsvinder, så snart det ydre pres er væk.
Deformeret membran
Men nogle gange er påvirkningen så kraftig eller over så lang tid, at membranen bliver deformeret og ikke længere kan svinge tilbage til sin oprindelige form. Deformeringen forbliver selv når det ydre pres er væk.
Sådan er det eksempelvis for mange med juletraditioner. Der er egentlig ikke noget ydre pres, der siger, at traditionerne skal være, som de er. Men fordi vanen er blevet formet over mange år, har den sat så kraftigt et aftryk, at vi ikke kan svinge tilbage til en tilstand, før vi holdt jul med alle familiens traditioner. Vanen forbliver, selvom det ydre pres er væk.
Vaner præges oveni gamle vaner
Når vi skal lave nye vaner, skal de nye vaner formes i en membran, der allerede er formet af vaner, der både forsvinder og ikke forsvinder, hvis det ydre pres forsvinder.
Det er derfor, at nye vaner i organisationer kan starte på så forskellige måder for medarbejderne. De har hver især en unik membran, som er formet af både fælles og individuelle vaner.
Men som tiden går og den nye fælles vane i organisationen former medarbejdernes membraner, vil den nye vane blive mere og mere ens hos medarbejderne. Men vejen dertil kan være endog meget forskellig!
Spændet kan være mellem, at nogle medarbejdere med det samme formes af den nye vane, mens andre har så deformerede membraner, at den nye vane ikke kan finde en brugbar form. Dét spænd er det nødvendigt at acceptere og planlægge efter, når en organisation skal have nye vaner.
Tre gode råd
Det er en stor opgave at ændre vaner i en organisation. Men fordelene kan være kæmpe store, både for forretningen, kunderne og medarbejderne. Nye vaner kan give en bedre bundline, fordi produktionen er mere optimeret og der er færre fejl. Kunderne bliver gladere, fordi produkterne, de køber, løser deres behov bedre. Medarbejderne bliver gladere, fordi der er mindre bøvl og gladere kunder.
Men skal du nå derhen, så er det vigtigt, at processen med at skabe de nye vaner, sker på en bestemt måde. Den måde får du her vores tre gode råd til:
1. Vaner kan ikke presses igennem
Nye vaner kan ikke presses til at blive formet – særligt vaner, du gerne vil hænger fast, når du ikke længere er der til at lave det ydre pres, der sikrer, at den nye vane bliver stabil. Derfor er det første råd meget simpelt: Ting tager tid – ca tre gange så lang tid, som du regner med. Der kommer altid noget uventet og uforudsete udfordringer, der skal løses. Det skal der være plads til at gøre noget ved – ellers bliver vanen ikke formet.
2. Gentag, gentag, gentag
Det er næsten umuligt at sige “agil” uden at sige “iterativ”, når man snakker om moderne projektstyringsmetoder. Det gælder også, når der skal ændres vaner. Her er iterationer – gentagelser med fokus på at gøre det bedre og bedre – også i centrum.
Årsagen er, at medarbejdernes udgangspunkt er forskelligt. Derfor kan du ikke regne med, at en klar og tydelig besked bliver forstået ens af alle medarbejderne – eller at den bliver forstået i det hele taget. For at sikre det, skal beskeden gentages igen og igen. Det ville være nemt, hvis det betød, at du bare kunne gensende den samme mail med to ugers mellemrum, men det dur ikke desværre. Skal beskeden forstås af alle, skal den fortælles på forskellige måder og via forskellige kanaler.
Du bør derfor sende beskeden på mail, holde et oplæg, lave en workshop og printe en stor planche – så er du ved at være i mål!
3. Få hjælp
Det sidste råd er ikke et forsøg på at sælge dig konsulenttimer, selvom det sagtens kunne lyde sådan. Rådet er, at du skal have hjælp af nogen, der har prøvet det før. Det kan også være en fra en ERFA-gruppe eller fra en anden afdeling i virksomheden, der kan hjælpe dig. Det kan også være en ekstern konsulent.
For det er en umulig opgave at overskue en så stor proces som nye vaner i en organisation er, første gang man gør det. Der er så mange genveje, smuthuller og fiduser, som man først kan se, når man har været processen igennem. Derfor skal du række ud og finde nogen, der har prøvet noget af det samme, som du skal igennem.
Det behøver ikke være dyrt, for de skal ikke drive processen og lave benarbejdet – det er du bedre til, for du kender organisationen! Men de kan hjælpe dig med at bevare overblikket, se tingene fra en anden side og finde nye veje, så du nemmere kommer i mål.
God fornøjelse!
Til slut er der kun at ønske dig held og lykke, når din virksomheds skal igang med en agil transformation og med at ændre vaner i din organisation. Vi kan godt love dig, at det bliver hårdt – men det bliver også spændende og udbytterigt!
Og husk på, at du altid kan kontakte os – vi kigger gerne forbi til en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig i mål.
