Formålet med et forårsrengørings-retrospectives er at rydde op i gamle arbejdsgange, justere og optimere dem og lave en plan for de nye tiltag, der skal sættes i søen. Lyder det, som et ganske almindeligt retrospectives, så er du ikke helt galt på den – men der er en lille forskel. For til forårsrengøring skal du og teamet ikke kun kigge tilbage på den sidste sprint. I skal helt op i helikopteren og både kigge tilbage på det sidste år og tage et langt kig ud i horisonten: Hvor var I for et år siden? Hvad er der sket af store og betydningsfulde ting? Og hvilke store udfordringer ligger der forude i horisonten?
Inden du får vores forslag til, hvordan du kan afholde et forårsrengørings-retrospective, får du først årsagen til, at dette retrospectives måske er årets vigtigste:
Practical drift
Vi har skrevet om det før, men det fortjener at blive nævnt igen. Det er nemlig noget, der altid sker, og som kan have katastrofale konsekvenser. For det amerikanske militær betød det, at de skød en af deres egne helikoptere ned ved en fejl. For dig og dit team er konsekvenserne forhåbentlig ikke så store – men det har konsekvenser, når vi løbende optimerer vores arbejdsgange, men ikke lige får dem afstemt med hinanden. Måske du selv har oplevet noget lignende det her:
Doobeltbooking af mødelokale til et vigtigt kundemøde: “Jamen, jeg plejer altid at bruge mødelokale B om onsdagen og der er aldrig andre, der gør, så jeg plejer ikke at booke det”
Afinstallation af et program på en server: “Jamen, vores system afhænger af en delkomponent af det program, hvorfor det så ud til at programmet aldrig blev brugt – og nu er det hele gået ned!”
Netværket går ned hver nat kl 4: “Jamen, jeg troede ikke, at strømstik blev brugt til noget vigtigt, for alle servere kører jo på EDB stik. Så jeg kunne sagtens hive stikket ud, når jeg skulle have strøm til støvsugeren. Hvordan kunne jeg vide, at det var hele virksomhedens internetforbindelse, der fik strøm fra det stik?”
Denne slags fejl sker, når vi i hverdagen lige optimerer vores egne arbejdsgange en lille smule. Vi ændrer lige lidt her og lidt der for at det hele bliver lidt smartere og kører lidt bedre. Langt de fleste gange er det helt fint – men nogen gange har vores små optimeringer og justeringer indvirkning på andres arbejdsgange. Og hvis vi ikke stopper op en gang i mellem og tjekker, at vi stadig er enige om, hvordan arbejdsgangene skal være, kan der langsomt men sikkert snige sig fejl ind.
Corona-drift
Og vi bliver lige nødt til at nævne Corona meget meget kort. For på et normalt år er practical drift at sammenligne med at trække håndbremsen lidt for lige at rense bagbremsen – på et corona år snakker vi om at lave 8-taller på Jyllandsringen 24/7!
Alle de ting, der normalt begrænser, at vores arbejdsgange kommer ud af sync, har været sat ud af spillet. De uformelle snakke ved kaffemaskinen, de spontane hurtige møder og snakken over frokosten.
Til gengæld er vi alle blevet ufrivillige 100-meter mestre i online møder, virtuelle kaffesnakke og walk’n’talk møder med sporadisk mobildækning! For nogen har det været spændende, udviklende og berigende, for andre har det været ulideligt, uudholdeligt og forfærdeligt og for de fleste en fin blanding af det hele.
Alt det skal vi også forholde os til, når vi går igang med forårsrengøringen i arbejdsgangene. Vi skal ikke vende hovedløst tilbage til tiden før corona – vi skal tage det nye med, der virker, og skille os af med dét, der ikke længere dur.
Det vigtigste er at holde fast i, at vi er forskellige og at vi skal respektere vores forskelligehed. I skal være nysgerrige på og åbne overfor hinandens forskellige oplevelser af corona. Målet er ikke at blive enige om, hvordan det var. Målet er at rumme forskelligheden og bruge den aktivt og konstruktivt.
Vores forslag til forårsrengøringsretrospective
Vi har lavet et udkast til et retrospectives, som du kan bruge som inspiration til dit teams forårsrengøring:
- Skru tiden tilbage
Start med at lave et tilbageblik og skru tiden 1 år tilbage. Saml stikord fra teamets retrospectives på det tidspunkt, lidt om hvad teamet faktuelt lavede på det tidspunkt, lidt om hvor organisationen var på det tidspunkt og andet, du kan finde fra et års tid siden - Stilhed
Reflekter hver især i stilhed i 7 minutter om hvilke ord, der falder jer ind ud fra ovenstående stikord. Skriv ordene på post-its - Giv ordene videre
Efter de 7 minutter giver I sedlerne videre til sidemanden, der så læser dem højt og sætter dem på tavlen - Gruppér dem
Når alle post-its er kommet på tavlen, grupperer I sedlerne og får jer en snak om, hvor I var på det tidspunkt - Refleksion 2 og 2
Så er det tid til reflektion igen. Snak sammen to og to om, hvor I er i dag i forhold til, hvor I var for et år siden. Udvælg de 3 største fremskridt og fortæl de andre om dem efter 7 minutter - Pause
Ryst benene, tag en kop kaffe/the og giv jer selv 2-3 minutter til at vende jeres opmærksomhed fra fortiden til fremtiden - Og så den anden vej
Så går I den anden vej: Nemlig et år frem i tiden! Lav en fælles brainstorming, hvor ordene skrives på tavlen med det samme. Rejs jer skiftevis, gå til tavlen og skriv jeres ord på tavlen eller på en post-it. - Er vi på rette vej?
Til slut kigger I på, om I gerne vil derhen, hvor I tror, I kommer om et års tid – og i givet fald, hvad I selv kan gøre af aktioner allerede i morgen, for at komme derhen.
