Først og fremmest skal du vide, at jeg godt ved, at det er en svær disciplin at få distribuerede teams til at fungere. Det kræver en stor indsats fra hele teamet og fra Scrum Master.
Den store udfordring i et distribueret team er, at teamet ikke har samme kontekst i deres hverdag. Konteksten bliver nemlig i høj grad skabt af de uformelle kommentarer, de hurtige beslutninger og den spontane hygge-kage. Med andre ord alt det, der ikke sker på et møde med en fast stram dagsorden.
Heldigvis kan en målrettet indsats fra dig og hele teamet gøre en stor forskel. Det kræver blot, at I er opmærksomme på det og retter jeres dagligdag en smule til.
Tre ting, der skaber splid
Det er min erfaring, at der er tre ting, der skaber 80% af spliden i distribuerede teams. Har du fokus på disse tre ting, har du derfor styr på en meget stor del af fundamentet for dit distribuerede team.
En tynd skillevæg er nok til at skabe afstand
Man kan fejlagtigt tro, at der skal være stor afstand mellem medarbejderne i et team, før der opstår splid. Det skal der ikke! Faktisk skal der ikke mere til end en tynd væg, der opdeler et team. Et team, der sidder i to rum, deler nemlig ikke længere den samme dagligdag.
Der vil være nogen beslutninger eller kommentarer, som nogen ikke har hørt. De bliver sagt i det ene rum – og måske ikke lige formidlet videre til det andet rum. Jo kortere afstand, der er i teamet, jo større er sandsynligheden for, at det bliver fikset til frokost eller ved kaffemaskinen. Men er der 10, 20 eller 1.000 kms afstand, så mødes man ikke lige tilfældigt.
Løsning: Hav fokus på, at kommunikationen flyder mellem alle medarbejdere i teamet – særligt de små hurtige beslutninger og uformelle kommentarer
Der er ikke afsat tid til small talk i dagsordenen
Det bringer os elegant videre til den anden ting, du skal have fokus på: Small talk – og særligt den planlagte small talk. Jeg er helt klar over, at planlagt small talk på mange måde er en stor fed selvmodsigelse, for small talk er jo normalt noget uformelt, uplanlagt og spontant.
Problemet er, at vi i Danmark har en mødekultur, hvor vi er meget fokuseret på at være effektive. Det betyder, at man skal komme til sagen hurtigt, så mødet kun tager den tid, det skal. Normalt er det ikke et problem, for vi mødes stadig ved kaffemaskinen, til frokost eller fredagsbar, hvor de uformelle ting bliver vendt.
Men når vi ikke mødes tilfældigt i hverdagen, så er planlagt small talk vigtigt. Og jo længere afstand, der er mellem teamet – både fysisk og kulturelt – jo mere planlagt small talk skal der til.
Løsning: Afsæt tid til small talk, når I holder møde. Accepter, at det tager 10-15 minutter at høre til, hvordan det står til i den anden ende
Ingen fælles oplevelser = intet fællesskab
Hvis der er noget, der skaber fællesskab, så er det fælles oplevelser. Noget, vi har oplevet sammen, og som vi kan referere til og dele igen og igen. “Kan du huske dengang…” er nok en af de mest brugte sætninger i sociale sammenhænge.
Men i et distribueret team er der ikke nogle af de sjove, tilfældige episoder i dagligdagen, der er delt af alle. Det var ikke alle, der så Allan hælde kaffe i skødet på chefen eller Dorte, der putter salt i kaffen til firmaets store nye kunde. Når man ikke lige var der, da det skete, kan man ikke referere til oplevelserne.
Derfor skal du og teamet skabe nogle fælles oplevelser. Det behøver ikke være noget stort eller dyrt. Det kan faktisk bare være noget så simpelt som, at man leger en selskabsleg over nettet eller man holder et 5 minutters oplæg om en fritidsinteresse. Formålet er, at man kender lidt mere til hinanden, så man nemmere kan snakke sammen uformelt. En snak om den virtuelle kaffemaskine, om du vil.
Løsning: Lav ting sammen – alle sammen! Skab situationer, hvor I griner sammen og får nogle sjove og fede fælles oplevelser
Det er ikke svært, men det kræver øvelse
Husk på, at Rom blev ikke bygget på en dag. Det tager tid og kræver øvelse. Men når I øver jer sammen – hele det distribuerede team – er I sammen om at skabe noget. Og allerede dér, er det første kim til et fællesskab i jeres distribuerede team blevet sået.
Vil du vide mere?
Så tag høre-bøfferne på og gå en tur med hunden, katten eller bare med dig selv. For vi har nemlig haft besøg af Tomas Stæhr Berg, der til daglig arbejder hos Systematic. Han arbejder hver dag med distribuerede teams og i episoden “Distribuerede teams” deler han ud af sin erfaring og viden. Det gør han sammen med Birte Laursen og Sune Monrad, som begge også har stor erfaring med distribuerede teams. Johannes Damsgaard-Bruhn holder styr på sagerne og sørger for at samle op og sammen, så du får alle de gode råd, tips og tricks serveret på et sølvfad.
Du kan lytte til episoden lige her eller abonnere på podcasten i iTunes.
