For mange er det helt naturligt, at man arbejder i distribuerede teams. Nogen sidder i Thyborøn, andre i Odense og de sidste måske helt i Riga i Letland – eller måske i en by i Thailand. Men der behøver faktisk ikke være stor afstand mellem to teams, før man skal holde tungen lige i munden. Faktisk skal der bare en skillevæg til – så har du to distribuerede teams. Men inden du går i panik, så tag en kop kaffe. For her får du tre råd til, hvordan du sikrer, at dine distribuerede teams arbejder godt sammen.

Tre ting, der skaber splid i et distribueret team

af | 18. februar 2019

Først og fremmest skal du vide, at jeg godt ved, at det er en svær disciplin at få distribuerede teams til at fungere. Det kræver en stor indsats fra hele teamet og fra Scrum Master.

Den store udfordring i et distribueret team er, at teamet ikke har samme kontekst i deres hverdag. Konteksten bliver nemlig i høj grad skabt af de uformelle kommentarer, de hurtige beslutninger og den spontane hygge-kage. Med andre ord alt det, der ikke sker på et møde med en fast stram dagsorden.

Heldigvis kan en målrettet indsats fra dig og hele teamet gøre en stor forskel. Det kræver blot, at I er opmærksomme på det og retter jeres dagligdag en smule til.

Tre ting, der skaber splid

Det er min erfaring, at der er tre ting, der skaber 80% af spliden i distribuerede teams. Har du fokus på disse tre ting, har du derfor styr på en meget stor del af fundamentet for dit distribuerede team.

En tynd skillevæg er nok til at skabe afstand

Man kan fejlagtigt tro, at der skal være stor afstand mellem medarbejderne i et team, før der opstår splid. Det skal der ikke! Faktisk skal der ikke mere til end en tynd væg, der opdeler et team. Et team, der sidder i to rum, deler nemlig ikke længere den samme dagligdag.

Der vil være nogen beslutninger eller kommentarer, som nogen ikke har hørt. De bliver sagt i det ene rum – og måske ikke lige formidlet videre til det andet rum. Jo kortere afstand, der er i teamet, jo større er sandsynligheden for, at det bliver fikset til frokost eller ved kaffemaskinen. Men er der 10, 20 eller 1.000 kms afstand, så mødes man ikke lige tilfældigt.

Løsning: Hav fokus på, at kommunikationen flyder mellem alle medarbejdere i teamet – særligt de små hurtige beslutninger og uformelle kommentarer

Der er ikke afsat tid til small talk i dagsordenen

Det bringer os elegant videre til den anden ting, du skal have fokus på: Small talk – og særligt den planlagte small talk. Jeg er helt klar over, at planlagt small talk på mange måde er en stor fed selvmodsigelse, for small talk er jo normalt noget uformelt, uplanlagt og spontant.

Problemet er, at vi i Danmark har en mødekultur, hvor vi er meget fokuseret på at være effektive. Det betyder, at man skal komme til sagen hurtigt, så mødet kun tager den tid, det skal. Normalt er det ikke et problem, for vi mødes stadig ved kaffemaskinen, til frokost eller fredagsbar, hvor de uformelle ting bliver vendt.

Men når vi ikke mødes tilfældigt i hverdagen, så er planlagt small talk vigtigt. Og jo længere afstand, der er mellem teamet – både fysisk og kulturelt – jo mere planlagt small talk skal der til.

Løsning: Afsæt tid til small talk, når I holder møde. Accepter, at det tager 10-15 minutter at høre til, hvordan det står til i den anden ende

Ingen fælles oplevelser = intet fællesskab

Hvis der er noget, der skaber fællesskab, så er det fælles oplevelser. Noget, vi har oplevet sammen, og som vi kan referere til og dele igen og igen. “Kan du huske dengang…” er nok en af de mest brugte sætninger i sociale sammenhænge.

Men i et distribueret team er der ikke nogle af de sjove, tilfældige episoder i dagligdagen, der er delt af alle. Det var ikke alle, der så Allan hælde kaffe i skødet på chefen eller Dorte, der putter salt i kaffen til firmaets store nye kunde. Når man ikke lige var der, da det skete, kan man ikke referere til oplevelserne.

Derfor skal du og teamet skabe nogle fælles oplevelser. Det behøver ikke være noget stort eller dyrt. Det kan faktisk bare være noget så simpelt som, at man leger en selskabsleg over nettet eller man holder et 5 minutters oplæg om en fritidsinteresse. Formålet er, at man kender lidt mere til hinanden, så man nemmere kan snakke sammen uformelt. En snak om den virtuelle kaffemaskine, om du vil.

Løsning: Lav ting sammen – alle sammen! Skab situationer, hvor I griner sammen og får nogle sjove og fede fælles oplevelser

Det er ikke svært, men det kræver øvelse

Husk på, at Rom blev ikke bygget på en dag. Det tager tid og kræver øvelse. Men når I øver jer sammen – hele det distribuerede team – er I sammen om at skabe noget. Og allerede dér, er det første kim til et fællesskab i jeres distribuerede team blevet sået.

Vil du vide mere?

Så tag høre-bøfferne på og gå en tur med hunden, katten eller bare med dig selv. For vi har nemlig haft besøg af Tomas Stæhr Berg, der til daglig arbejder hos Systematic. Han arbejder hver dag med distribuerede teams og i episoden “Distribuerede teams” deler han ud af sin erfaring og viden. Det gør han sammen med Birte Laursen og Sune Monrad, som begge også har stor erfaring med distribuerede teams. Johannes Damsgaard-Bruhn holder styr på sagerne og sørger for at samle op og sammen, så du får alle de gode råd, tips og tricks serveret på et sølvfad.

Du kan lytte til episoden lige her eller abonnere på podcasten i iTunes.

Har du hørt vores podcasts?

Vi laver to podcasts: “Alt om Scrum” og “Scrum med mere”. De passer perfekt til en gåtur, en opvask eller en god kop kaffe.

Nyeste indlæg på bloggen

Alle indlæggene finder du her

Sådan håndterer du sladder og brok i et ungt agilt og iterativt setup

Sådan håndterer du sladder og brok i et ungt agilt og iterativt setup

Sladder og brok definerer vi ofte som noget negativt. Noget, der skal undgåes og jo mindre, der er af det, jo bedre. Men sådan er det faktisk ikke helt. For sladder og brok har også et positivt element: Det kan være en sikkerhedsventil, der tager trykket af irritationer og frustrationer. Men bliver det for meget, kan det skade teamet. Målet er derfor tilpas sladder og brok i teamet – spørgsmålet er da, hvordan finder du den gyldne middelvej?

Trænger du også til weekend, når weekenden er overstået? Så er du ikke alene

Trænger du også til weekend, når weekenden er overstået? Så er du ikke alene

For nogen er weekenden åndehullet. To dage uden urealistiske krav og alt for stramme deadlines. Der er tid til at mærke efter og gøre det, som man i virkeligheden har lyst til. Men for andre er de to dage et virvar af modsatrettede behov, der konstant kolliderer og kun skaber uro. Så snart klokken rammer fyraften fredag, længes krop og sind til mandag morgens ro og regelmæssighed: Duften af dagligdagens trygge rammer. Lyder det velkendt, så er du langt fra alene!

Tre råd til, hvordan dit team bliver modigt nok til at leve op til den tillid, du viser dem

Tre råd til, hvordan dit team bliver modigt nok til at leve op til den tillid, du viser dem

“Men den koster jo dobbelt så meget! Så jeg ville bare lige være sikker på, at det er ok, at jeg køber den. Er det stadig ok?”. Det spørgsmål fik jeg ofte, da jeg var gruppeleder i en spejdergruppe. Ledelsen i gruppen havde besluttet, at vi kun ville servere Spejderkaffe i vores spejderhus, fordi kaffen støttede en venskabsgruppe i Uganda med at skaffe rent vand til fattige børn og familier. Men når virkeligheden ramte og lederne skulle svinge dankortet, blev de alligevel i tvivl. For kunne det nu passe, at det var ok at betale tre gange så meget for kaffen?

GULDKORN DIREKTE I DIN INDBAKKE

FÅ EN TJEKLISTE TIL
EFFEKTIVE MØDER
Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få vores bedste tips og gode råd.

Tak! Du modtager nu en tjekliste direkte i din indbakke