Jeg vil starte med en anbefaling: Tag en kop kaffe eller the og find et roligt sted i 5 minutter. For der bliver lige et par begreber, du skal have styr på, hvis du skal blive bedre til at forstå, hvordan kulturer bliver til og virker tilbage på dét, de blev skabt af. Du skal nemlig på et lynkursus i dynamisk systemteori – og inden du tænker “Ej, det er simpelt hen for sært!”, så lover jeg dig, at hænger du fast til enden af indlægget, har du lært noget, som vil gøre 2019 til et år fuld af nye indsigter!
Dynamisk hvad-for-noget?!
Dynamisk systemteori kommer egentlig fra matematikken. Det bruges til at forklare, hvordan systemer opstår, interagerer og forandres over tid. Det underfundige og ret fantastiske ved dynamisk systemteori er dog, at de samme måder at beskrive matematiske systemer på, kan bruges til at forklare og forstå psykologiske og sociale fænomener.
Der er tre begreber, som vi skal have på plads først: emergens, udfaldsrum og egenskaber
Emergens er når en ny tilstand – også kaldet et system – opstår ud af noget eksisterende. Forstil dig følgende: Du tager til din bedste vens fødselsdag. Du kommer som den første og står lidt og venter på, at festen går i gang. Der kommer flere gæster til, men festen er ikke helt gået igang endnu. Og så pludselig er den gået igang! Hvornår det skiftede – fra ingen fest til fed fest – er svært at sige. Var det da Hanne og Henrik kom? Eller Kjeld og Ida? Festen startede – eller emergerede, da der var “nok” gæster.
Du har sikkert oplevet, at nogle fester er super-duper, mens andre var lidt tamme. “Ah, sidste år var Jens’ fødselsdagsfest nu noget sjovere” eller “Det har været den bedste fødselsdagsfest Janni nogensinde har holdt!” er begge mulige udsagn om en fødselsdagsfest. Det skyldes, at det emergerede fænomen, festen, har et udfaldsrum.
Udfaldsrummets størrelse afhænger af de elementer, der har sat festen igang, nemlig gæsterne. Hver gæst bidrager til festen på hver sin måde: De har hver deres egenskaber. Nogle fortæller gode historier, som andre griner af, mens andre hele tiden holder dansegulvet igang. Men er der ikke nogen gæster, der kan lide at danse, er dans ikke længere en del af festens udfaldsrum.
Det er med kulturen i et team, en virksomhed eller et samfund som med en fest: Kulturen opstår, når der er “nok” team-medlemmer, ansatte eller borgere. Og på samme måde som gæsternes egenskaber er med til at bestemme festens udfaldsrum, er team-medlemmerne, de ansatte eller borgerne med til at bestemme, hvordan kulturen udfolder sig.
Mere generelt sagt, så har de elementer, hvoraf det nye system emergerer, nogle egenskaber. Og det er de egenskaber, der er med til at bestemme det nye systems udfaldsrum. Jo mere man kender til disse egenskaber, jo bedre kan man forudsige udfaldsrummet.
Indlejrede systemer
Sidste år var jeg til min svenske fætters bryllupsfest. Jeg har været til nogle bryllupsfester i Danmark, så jeg troede, at jeg havde rimelig godt styr på, hvordan det ville foregå. Men der tog jeg fejl! For selvom festen foregik lige på den anden side af Øresund, så var festen grundlæggende anderledes end en dansk bryllupsfest – og alligevel ikke…
Der var naturligvis ting, der var ens: Der var et brudepar, god mad og drikke. Men der var ikke nogen selskabssange og talerne var mere lykønskninger end sjove anekdoter. Små ting, men som alligevel var store nok til, at festens karakter for mig var en helt anden end, hvad jeg havde prøvet før.
Pointen her er, at de egenskaber, som gæsterne tager med til festen, afhænger af, den kultur gæsterne kommer fra. På den måde påvirker samfundskulturen festen ved at den har formet gæsternes egenskaber. Festen er derfor et indlejret system i et større system, samfundskulturen.
Kulturen i et team
Så langt, så godt. Nu har vi styr på de mest grundlæggende begreber og kan kaste os over det egentlige emne: Kulturen i et team. Vi starter lige med at ridse banen hurtigt op:
- Et team emergerer, når “nok” medarbejdere sættes sammen til at være et team (nogen gange er udgangspunktet for teamet, at nogen har besluttet, at der skal være et team – men teamet opstår først som et emergeret system, når teamets medlemmer er samlet)
- Kulturen i teamet emergerer ud af medlemmernes egenskaber
- Udfaldsrummet for kulturen i teamet bestemmes af medlemmernes egenskaber
- Medlemmernes egenskaber vurderes ud fra det system – virksomheden – som teamet er indlejret i
- Virksomheden er igen indlejret i et system – samfundet – der har indflydelse på, hvilke egenskaber medlemmerne kan forventes at bidrage med til teamet
Tag for eksempel en dansk software-virksomhed: I Danmark sætter vi stor pris på vores evne til at handle selvstændigt og tage beslutninger. Derfor er de egenskaber, handlekraftig og beslutningstager, ofte at finde hos danske medarbejdere. Virksomheden sætter stor pris på disse egenskaber, hvorfor de bliver vurderet som ønskværdige hos medarbejderne. Når medarbejderne samles i teams, vil egenskaberne handlekraftig og beslutningstager med høj sandsynlighed være afgørende for den kultur, der emergerer i teamet.
Kulturen udvikler sig over tid
Du har måske prøvet af være del af et nystartet ungt team og et veletableret team. Kulturen i det veletablerede team er ofte mere stærk, men også mindre fleksibel. Kulturen forbliver den samme, selvom der bliver skiftet ud i teamet. Modsat er det ofte med nye teams: Kulturen er usikker og kan nemt påvirkes i en ny retning. Bliver der skiftet ud i teamets medlemmer, kan det føre til store ændringer i teamets kultur.
Udover at blive mere stærk, kan en team-kultur også over tid fremelske egenskaber hos teamets medlemmer. Egenskaber, der måske ikke var tydelige eller sågar synlige, da teamet blev formet. Det kan endda også være egenskaber, der kun kommer til udtryk i dét team – netop på grund af teamets kultur.
Jeg har eksempelvis en ven, der ofte har et lidt rodet forhold til sin kalender. Der kan godt være en aftale, der smutter eller en dobbeltbooking, der lige kommer i vejen. Men på sit arbejde, har han styr på sagerne! Der er der ikke nogen aftaler, der bliver misset eller glemt. Hvad er forskellen? Kulturen. I kulturen på arbejdet bliver nogle af min vens egenskaber fremhævet af kulturen. Den kultur, som er emergeret ud af medarbejdernes egenskaber, kan simpelthen organisere medarbejdernes egenskaber og få egenskaber frem, der ikke var til stede, da kulturen blev skabt.
Teamets kultur påvirker virksomhedens kultur
Og det stopper ikke der. Udover at påvirke eller omorganisere team-medlemmernes egenskaber, så kan teamets kultur også påvirke det system, som det er indlejret i, nemlig virksomheden. Kulturen i et team kan sprede sig til resten af virksomheden – på godt og ondt vel at mærke. Har teamet eksempelvis en sløset tilgang til dokumentation, kan det forplante sig i resten af virksomheden: “Hvorfor skal jeg, når de ikke gør?”. Omvendt kan teamet også gå forrest og være det gode eksempel, der inspirerer andre i virksomheden. I begge tilfælde griber teamets kultur tilbage i virksomhedens kultur og omorganiserer den.
Det er eksempelvis det, der sker, når man starter en agil transformation i en virksomhed ved at samle ét team, der arbejder agilt. Man samler de medarbejdere, som har de rigtige egenskaber til at starte noget nyt op og ud af team-medlemmerne egenskaber emergerer teamets kultur. Kulturen er i starten omskiftelig og meget påvirkelig. Teamet bruger derfor megen tid på at finde ud af, hvordan de får den bedste kultur i teamet. Som tiden går, får teamet en mere stabil og stærk kultur. Det udmønter sig i rutiner, faste arbejdsgange og procesbeskrivelser.
Langsomt spreder teamets kultur sig til resten af virksomheden. Man drager nytte af alle de gode erfaringer, teamet har gjort sig, og kan nemmere starte nye agile teams op. Man har en bedre forståelse af, hvilke egenskaber hos teamets medlemmer, der skal være til stede, før at et nyt team får en god og sund kultur. Kulturen får også lidt god starter-kultur i form af gode råd, tydelige rammer og procesbeskrivelser. De nye teams kan stadig skabe deres egen kultur – men udfaldsrummet for, hvordan kulturen bliver, er blevet begrænset. Det sikrer en bedre chance for, at der opstår en kultur, der er som ønsket.
Vekselvirkning mellem kulturer på forskellige niveauer
Jeg lovede i starten, at du ville få nye indsigter i 2019 på baggrund af dette indlæg. Det skal nok lige bundfælde sig lidt, begreberne og måden at se systemer på. Men jeg vil godt væde med, at du en dag inden længe pludselig vil se på enten dit teams eller virksomhedens kultur på en anden måde. I stedet for at se dem som fastlåste og adskilte systemer, vil du opdage, at de hænger sammen på finurlige og underfundige måder.
Måske bliver det tydeligt, at nogle af de trælse dele af teamets kultur faktisk stammer fra virksomhedens kultur. Eller at virksomhedens kultur fokuserer for meget på bestemte egenskaber hos medarbejderne, hvorfor der ofte mangler andre egenskaber, for at teamets kultur bliver som ønsket. Det betyder nemlig, at ønsker du at ændre teamets kultur, skal du finde løsningen til at gøre det i virksomheden – ikke teamet.
Helt konkret kan det være, at virksomhedens kultur er, at man skal være handlekraftig. Men når et team så tager beslutninger selv, vender virksomheden rundt og straffer teamet for at tage beslutninger. Måske er der en frygt for at fejle i virksomhedens kultur, som gør, at teamets kultur bliver at træffe den sikre men ikke nødvendigvis den bedste beslutning?
Jeg håber, at du kan bruge begreberne som nyt værktøj til at åbne op og forstå, hvordan kulturer skabes og påvirker hinanden på forskellige niveauer. Hvis du gerne vil vide mere om dynamisk systemteori, så send os endelig en mail eller giv os et ring – så kommer vi gerne forbi til en kop kaffe og en snak.
