Først skal det siges, at du ikke er alene! At blive sat i den situation er – desværre – ikke unik. Det er en almindelig misforståelse, at man nemt kan presse en opgave ind, uden at det har nogen konsekvenser og at den vil blive løst hurtigt. Men det er ikke tilfældet! Når man presser en opgave ind, kommer der jo ikke flere timer i døgnet. Så kommer der flere opgaver ind, er der andre eksisterende opgaver, der kommer ud. Det virker logisk, men verden er ikke altid logisk.
Det er af den grund at det er smart med fastlagte systemer og procedurer for, hvordan arbejdsgange er: Hvordan kommer nye opgaver ind, hvordan prioriteres opgaverne og hvem løser hvad. Det er blot nogle af de spørgsmål, der skal tages hånd om og findes svar på, hvis produktionen skal køre så effektivt og forudsigeligt som muligt.
Vi har et bud på en god løsning. Du har måske allerede gættet det, for det er naturligvis at indføre Scrum. Men inden du får forklaringen, får du først lidt om, hvorfor dét at presse opgaver igennem, faktisk gør, at opgaven bliver løst langsommere end den ellers ville.
Hvorfor er det noget hø?
Der er flere årsager til, at opgaver, der bliver presset igennem, er det værste, man kan gøre for produktiviteten i et team. Jeg vil fremhæve tre årsager, som jeg oplever særligt chefer ofte bliver overrasket over:
For det første tager det op til 20 minutter fra man bliver afbrudt til man er tilbage med fuldt fokus på den opgave, du blev afbrudt i. Så selv en lille opgave, der kun lige tager 5 minutter at løse, tager mere tid end man lige tror.
For det andet så bruger vi en masse mental energi på at skifte fokus. Det har stor betydning for, hvor hurtigt og hvor godt vi løser opgaver, om vi har mental energi. Forestil dig en morgen, inden du helt er vågnet: Det er ikke lige der, du sætter dig ned og løser komplekse opgaver, vel? Dem tager du helst, når du er vågen, frisk og har overskud. For hvert skift, du skal tage mellem opgaver, bruger du mental energi. Når energien er væk, tager det endnu længere tid at komme tilbage til en opgave, når man lige er blevet revet ud af sin tankerække. Og som ekstra “bonus” stiger risikoen for, at du laver en fejl, markant, når energien er i bund.
For det tredje så ryger hele planlægningen af dagen. En ting er, at din egen planlægning ryger en tur, det er træls nok i sig selv. Det kræver nemlig mental energi lige at lave om på planen. Men hvad med dine kollegaer, der først kan komme videre, når du er færdig med din del af opgaven? Så må de vente på, at chefen lige ville, at du skulle løse en anden opgave. Når der kommer en opgave mere ind, bliver dagen jo ikke på magisk vis længere. Nej, kommer en opgave mere ind, er der en planlagt opgave, der ikke bliver løst.
Men hvorfor gør de det så – presser opgaver igennem?
Når jeg spørger chefer eller ledere over teamet, hvorfor de gør det, er forklaringerne forskellige, men årsagerne ofte fælles. Den årsag, der fylder mest, er usikkerhed. Hvornår bliver opgaven så løst? Kommer den først med ud i næste release om 1,5 år? Hvem har overblikket over det? For går der 1,5 år er det virkeligt for sent.
En anden årsag er utryghed eller mangel på tillid. Det bliver bliver formuleret som “Sidste gang jeg havde en opgave, der skulle løses, blev den glemt og jeg skulle rykke og rykke for at få den løst”. Mangel på indsigt i hvad teamet laver, gør det svært at vide, hvor opgaven er havnet og hvad status er på den. Det handler ikke om at kontrollere teamet og tjekke, at de nu gør dette eller hint. Det handler kun om at man kan få en status på sin opgave.
En sidste tredje årsag, som jeg ofte hører er, mangel på kontrol med prioriteringen. At man simpelthen ikke ved, hvordan man ellers skal få en opgave igennem før noget af det andet, der er i gang. For det sker jo, at der kommer en opgave, der faktisk er vigtigere end de opgaver, der er igang. Hvad gør man så? Hvem går man til i teamet for at få ændret prioriteringen? Hvem har “magten” i teamet til at gøre det?
Samler man det sammen handler det om indsigt, overblik og kontrol. Indsigt i, hvad der sker, så man kan få en status. Overblik over processen og hvad planen er. Og kontrol til at ændre processen og planen, når det er nødvendigt.
Det er altså ikke fordi, der er nogen udenfor teamet, der står klar til at kaste grus til maskineriet. Der er ikke nogen, der aktivt ønsker, at det skal gå langsommere eller være mere besværligt. Der er kun gode intentioner, som ikke kan honoreres, fordi systemerne og procedurerne ikke er designet på en måde, så de gode intentioner kan udfolde sig på en bedre måde.
Lav arbejdsgangene og procedurerne om
Vores bud på en god løsning er at indføre Scrum og lave arbejdsgangene og procedurerne om, så de gode intentioner kan udfolde sig konstruktivt og positivt. Det giver både glade kunder og glade medarbejdere. Vælger man at bruge Scrum som system for arbejdsgange og procedurer, giver det både teamet og dem udenfor teamet en større indsigt, oversigt og kontrol over, hvad der faktisk sker.
Hvordan Scrum giver mere indsigt, overblik og kontrol får du her en kort forklaring på:
Større indsigt
I Scrum er alle opgaver angivet i et system. Det kan være Jira, Liquidplaner eller noget helt tredje. I det system er alle opgaver oprettet. Teamet opdaterer løbende status på opgaverne, så interessenter udenfor teamet kan følge med. Man kan selv trække en status efter behov – teamet behøver ikke bruge tid på at levere statusrapporter i tide og utide.
Bedre overblik
I selv samme system er der en aktiv sprint og 3-4 fremtidige sprints. Man kan derfor nemt se, hvad der kommer med i den næste release og hvad der er planlagt for de næste 3-4 releases. Det giver et godt overblik en 2-3 måneder frem (når en sprint er 2-3 uger). Ligger opgaven i det andet planlagte sprint, ved man hvor mange uger der ca går før opgaven er løst.
Mere kontrol
Og når der så kommer en opgave ind fra højre, der er vigtigere end de opgaver, der allerede er prioriteret ind i de fremtidige sprint, er det ikke noget problem. Man kan putte den nye vigtige opgave ind i det næste sprint og tage et antal opgaver ud, så det går op.
Hvordan reagerer chefen så?
Min erfaring er, at chefen bliver glad! Meget glad endda! For usikkerheden er væk, overblikket er bedre og kontrollen er tilbage. En tidshorisont på 2-3 uger for at få en opgave løst kan de fleste fint arbejde med – bare man ved det og kan planlægge efter det.
Så har du problemer med, at chefen presser opgaver igennem, så vis ham eller hende dette indlæg og sig, at vi gerne kommer forbi til en kop kaffe og en snak om, hvordan det hele kan blive lidt nemmere. Både for chefen, for kunden og for teamet.
