Team planlægger på overhead
Du kender det sikkert godt: Du skal købe ind til aftensmad. Det er blevet lidt for sent, og du har faktisk også lidt småtravlt. Heldigvis har du en indkøbsliste med! Den er kort og præcis: Den indeholder kun dét, som du skal købe. Hvorfor det lige skulle være rød peber og ikke grøn, står der ikke – kun at du skal have tre af dem. Derfor er indkøbslister smarte. De giver lynhurtigt et overblik over det vigtigste.

Hvorfor dit referat skal være som en indkøbsseddel

af | 10. januar 2018

Derfor skal dit referat være kort

Forestil dig, at din indkøbsliste indeholder alle diskussionerne, overvejelserne og beslutningerne, du havde, da du lavede listen. Så vil den ikke længere være nær så brugbar. Du vil miste overblikket og formentlig gå kold halvvejs i listen. Og det er nedtur at glemme remouladen til fiskefrikadellerne, fordi den stod gemt i en masse ligegyldige overvejelser, om det skulle være remoulade, mayonnaise eller noget helt tredje.

Det er med referater som med indkøbslister:

  1. Et godt referat er kort og præcist
  2. Det skal kunne overskues og læses hurtigt
  3. Det skal være tydeligt, hvem der gør hvad

Det giver et godt og brugbart referat – både for dem, der var til mødet, og dem, der var forhindret i at deltage.

Hvordan laver man et godt referat?

Mit råd er at lave referatet på mødet. Helt konkret gør jeg det ved, at jeg skriver alle aktionerne op på en tavle eller på en Easy-Flip undervejs på mødet. Så er alle enige om, hvad der er aftalt.

Når mødet er færdigt tager jeg et billede af tavlen eller Easy-Flippen – så er referatet klart.

Inden mødet har jeg skrevet dagsordenen og deltagerne ind i min referatskabelon. Efter mødet sætter jeg billedet ind og 5-10 minutter efter mødet er slut, kan jeg sende referatet ud. Hurtigt og nemt.

Jamen, der mangler da en masse i det referat ?

Ja, det gør der. Der mangler alle diskussionerne, indikation af hvem der sagde hvad og alle  mellemregningerne. Og dog – mangler de virkelig, for bliver de brugt? Er det ikke bare spild i et referat?

Min påstand er, at et langt udførligt referat tager:

  1. lang tid at skrive – i hvertfald 5-10 gange længere
  2. tager lang tid at læse – og bliver måske slet ikke læst?
  3. lang tid at gennemgå på næste møde igen, da vi lige skal have opfrisket alle de gamle diskussioner

Hop ud i det!

Mit råd er derfor: Hop ud i det! Lav et referat på tavlen, der kun afspejler aktionerne. Sørg for, at det ligger i folks indbakke, når de er tilbage fra mødet og har hentet en kop kaffe.

Det er super effektivt – og du husker ALTID remouladen.

Har du hørt vores podcasts?

Vi laver to podcasts: “Alt om Scrum” og “Scrum med mere”. De passer perfekt til en gåtur, en opvask eller en god kop kaffe.

Nyeste indlæg på bloggen

Alle indlæggene finder du her

Trænger du også til weekend, når weekenden er overstået? Så er du ikke alene

Trænger du også til weekend, når weekenden er overstået? Så er du ikke alene

For nogen er weekenden åndehullet. To dage uden urealistiske krav og alt for stramme deadlines. Der er tid til at mærke efter og gøre det, som man i virkeligheden har lyst til. Men for andre er de to dage et virvar af modsatrettede behov, der konstant kolliderer og kun skaber uro. Så snart klokken rammer fyraften fredag, længes krop og sind til mandag morgens ro og regelmæssighed: Duften af dagligdagens trygge rammer. Lyder det velkendt, så er du langt fra alene!

Tre råd til, hvordan dit team bliver modigt nok til at leve op til den tillid, du viser dem

Tre råd til, hvordan dit team bliver modigt nok til at leve op til den tillid, du viser dem

“Men den koster jo dobbelt så meget! Så jeg ville bare lige være sikker på, at det er ok, at jeg køber den. Er det stadig ok?”. Det spørgsmål fik jeg ofte, da jeg var gruppeleder i en spejdergruppe. Ledelsen i gruppen havde besluttet, at vi kun ville servere Spejderkaffe i vores spejderhus, fordi kaffen støttede en venskabsgruppe i Uganda med at skaffe rent vand til fattige børn og familier. Men når virkeligheden ramte og lederne skulle svinge dankortet, blev de alligevel i tvivl. For kunne det nu passe, at det var ok at betale tre gange så meget for kaffen?

Er din motivation heller ikke kommet hjem fra ferie endnu? Det er der en god grund til

Er din motivation heller ikke kommet hjem fra ferie endnu? Det er der en god grund til

Ferien er forbi og hverdagen buldrer afsted igen. Vi ved godt, at det tager tid at vænne sig til at være retur fra ferie. Den første uge skal man tage det med ro og bruge tid på at komme ind i rytmen igen. Men hvorfor tager det så lang tid? Og hvorfor kan det efter to-tre uger føles som om, motivationen til at gå på arbejde stadig ligger og slikker sol på en lækker strand langt, langt væk?

GULDKORN DIREKTE I DIN INDBAKKE

FÅ EN TJEKLISTE TIL
EFFEKTIVE MØDER
Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få vores bedste tips og gode råd.

Tak! Du modtager nu en tjekliste direkte i din indbakke