Derfor skal dit referat være kort
Forestil dig, at din indkøbsliste indeholder alle diskussionerne, overvejelserne og beslutningerne, du havde, da du lavede listen. Så vil den ikke længere være nær så brugbar. Du vil miste overblikket og formentlig gå kold halvvejs i listen. Og det er nedtur at glemme remouladen til fiskefrikadellerne, fordi den stod gemt i en masse ligegyldige overvejelser, om det skulle være remoulade, mayonnaise eller noget helt tredje.
Det er med referater som med indkøbslister:
- Et godt referat er kort og præcist
- Det skal kunne overskues og læses hurtigt
- Det skal være tydeligt, hvem der gør hvad
Det giver et godt og brugbart referat – både for dem, der var til mødet, og dem, der var forhindret i at deltage.
Hvordan laver man et godt referat?
Mit råd er at lave referatet på mødet. Helt konkret gør jeg det ved, at jeg skriver alle aktionerne op på en tavle eller på en Easy-Flip undervejs på mødet. Så er alle enige om, hvad der er aftalt.
Når mødet er færdigt tager jeg et billede af tavlen eller Easy-Flippen – så er referatet klart.
Inden mødet har jeg skrevet dagsordenen og deltagerne ind i min referatskabelon. Efter mødet sætter jeg billedet ind og 5-10 minutter efter mødet er slut, kan jeg sende referatet ud. Hurtigt og nemt.
Jamen, der mangler da en masse i det referat ?
Ja, det gør der. Der mangler alle diskussionerne, indikation af hvem der sagde hvad og alle mellemregningerne. Og dog – mangler de virkelig, for bliver de brugt? Er det ikke bare spild i et referat?
Min påstand er, at et langt udførligt referat tager:
- lang tid at skrive – i hvertfald 5-10 gange længere
- tager lang tid at læse – og bliver måske slet ikke læst?
- lang tid at gennemgå på næste møde igen, da vi lige skal have opfrisket alle de gamle diskussioner
Hop ud i det!
Mit råd er derfor: Hop ud i det! Lav et referat på tavlen, der kun afspejler aktionerne. Sørg for, at det ligger i folks indbakke, når de er tilbage fra mødet og har hentet en kop kaffe.
Det er super effektivt – og du husker ALTID remouladen.
