Du kender det sikkert godt: Du skal købe ind til aftensmad. Det er blevet lidt for sent, og du har faktisk også lidt småtravlt. Heldigvis har du en indkøbsliste med! Den er kort og præcis: Den indeholder kun dét, som du skal købe. Hvorfor det lige skulle være rød peber og ikke grøn, står der ikke – kun at du skal have tre af dem. Derfor er indkøbslister smarte. De giver lynhurtigt et overblik over det vigtigste.
Hvorfor dit referat skal være som en indkøbsseddel
Derfor skal dit referat være kort
Forestil dig, at din indkøbsliste indeholder alle diskussionerne, overvejelserne og beslutningerne, du havde, da du lavede listen. Så vil den ikke længere være nær så brugbar. Du vil miste overblikket og formentlig gå kold halvvejs i listen. Og det er nedtur at glemme remouladen til fiskefrikadellerne, fordi den stod gemt i en masse ligegyldige overvejelser, om det skulle være remoulade, mayonnaise eller noget helt tredje.
Det er med referater som med indkøbslister:
- Et godt referat er kort og præcist
- Det skal kunne overskues og læses hurtigt
- Det skal være tydeligt, hvem der gør hvad
Det giver et godt og brugbart referat – både for dem, der var til mødet, og dem, der var forhindret i at deltage.
Hvordan laver man et godt referat?
Mit råd er at lave referatet på mødet. Helt konkret gør jeg det ved, at jeg skriver alle aktionerne op på en tavle eller på en Easy-Flip undervejs på mødet. Så er alle enige om, hvad der er aftalt.
Når mødet er færdigt tager jeg et billede af tavlen eller Easy-Flippen – så er referatet klart.
Inden mødet har jeg skrevet dagsordenen og deltagerne ind i min referatskabelon. Efter mødet sætter jeg billedet ind og 5-10 minutter efter mødet er slut, kan jeg sende referatet ud. Hurtigt og nemt.
Jamen, der mangler da en masse i det referat ?
Ja, det gør der. Der mangler alle diskussionerne, indikation af hvem der sagde hvad og alle mellemregningerne. Og dog – mangler de virkelig, for bliver de brugt? Er det ikke bare spild i et referat?
Min påstand er, at et langt udførligt referat tager:
- lang tid at skrive – i hvertfald 5-10 gange længere
- tager lang tid at læse – og bliver måske slet ikke læst?
- lang tid at gennemgå på næste møde igen, da vi lige skal have opfrisket alle de gamle diskussioner
Hop ud i det!
Mit råd er derfor: Hop ud i det! Lav et referat på tavlen, der kun afspejler aktionerne. Sørg for, at det ligger i folks indbakke, når de er tilbage fra mødet og har hentet en kop kaffe.
Det er super effektivt – og du husker ALTID remouladen.
Har du hørt vores podcasts?
Vi laver to podcasts: "Alt om Scrum" og "Scrum med mere". De passer perfekt til en gåtur, en opvask eller en god kop kaffe.
Nyeste indlæg på bloggen
Hvor svært kan det være?! Svaret er: Sværere, end du tror
Jeg har det svært med boligprogrammer. Det er lidt spøjst, faktisk, for jeg interesseret mig meget for byggeri. Men lige boligprogrammer trykker på en masse forkerte knapper. Særligt én knap er helt gal: Den med “Det har jeg aldrig prøvet før! Men jeg kaster mig bare ud i det, for hvor svært kan det lige være?!”. Jeg bliver så træt, for resultatet er altid, at programmets deltagere får den forventelige erfaring: At det var sværere end de regnede med.
Skal du lære et nyt begreb i dag, så er det “aktivitetsmobiliserende følelser”
Vi har været her før. Evolutionen. Den skiderik. Vi har allerede slået fast, at vi er bedre til at huske dét, der går galt, end det, der går godt. Den “gave” har evolutionen givet os, for det sikrer mest effektivt vores overlevelse. Så helt dumt er det ikke – men det skaber alligevel nogle ret trælse problemer i dit team.
Derfor skal du lave agile budgetter
Det er egenligt lidt af et paradoks: Teamet kører i korte sprints på 2-3 uger, PO’erne planlægger 2-3 sprints frem og justerer løbende til, når kunder eller forretningen melder tilbage med nye inputs eller rettelser. Men budgettet bliver stadig lavet en gang om året for et år ad gangen. Det lyder ikke særlig agilt, vel?
GULDKORN DIREKTE I DIN INDBAKKE
EFFEKTIVE MØDER
