Når vi holder møder, er der mange forskellige parametre, der afgør om mødet fungerer eller ej: Møder deltagerne forberedt op, møder de op til tiden, er dagsordenen sendt ud og så videre. Når vores verden så skifter så markant og hurtigt, som den gjorde for 2 uger siden, så kan vi ikke nå andet end kun at skifte de allermest nødvendige parametre og så fastholde resten som de er. Vi skifter mødelokalet ud med et online mødested – men fastholder alt andet: Dagsorden sendes ud, dagsorden gennemgås på mødet, hvert punkt vendes og diskuteres.
Udfordringen er blot, at det fundamentale skift fra at sidde i samme rum til at være online, gør nogle ting meget mere vanskelige: Diskussioner bliver nemt mudret på grund af forsinkelser, man kan ikke aflæse kropssprog og se, hvornår det er naturligt at falde ind, hvordan stiller man spørgsmål og så videre. Det skaber frustrationer og man når nemt til en oplagt konklusion: Online møder fungerer bare ikke nær så godt som offline møder!
Det er både rigtigt og forkert
Oplevelsen af, at mødet ikke fungerer så godt online som offline er helt reel! For det er virkelig irriterende, at man mister forbindelsen midt i en diskussion, bliver afbrudt eller ikke synes, man kan komme til orde.
Men det skyldes ikke at mødet afholdes online. Det skyldes, at måden mødet er tilrettelagt på er forkert!
For når man skifter en så fundamental ting ud, som at man sidder i samme rum, så skal formen på mødet også skiftes.
Der skal tænkes ud af boksen – meget!
Vi skal stille spørgsmål ved de grundlæggende måder, vi afholder møder på og udfordre dem: Hvorfor har den, der indkalder til mødet, ikke optaget en video på 5 minutter, hvor formål og forventet udbytte af mødet fastlægges? Skal deltagerne melde tilbage på dagsordenen med deres umiddelbare input? Skal mødes aflyses, hvis alle deltagerne er enige efter de har læst hinandens input?
Skal vi kunne svare på disse spørgsmål, er vi nødt til at have en bedre måde at snakke om møder på. Det starter med, at vi er bedre til at vurdere, hvilket slags møde der er tale om. Til det formål bruger vi denne model:
Socialt eller fagligt
For det første skal vi være mere skarpe på, om et møde primært har social eller faglig karakter. Offline møder kan meget nemmere være en fin blanding – online møder er nødt til at være mere skarpe, da særligt det sociale er sværere lige at tage med online.
Har mødet primært karakter af at være socialt, så egner mødet sig faktisk ganske fint til at blive holdt online – men du gør dig selv en tjeneste ved at skralde det faglige væk og holde mødet rent socialt. Skal mødet lykkes, skal det planlægges og afholdes på en anden måde end et “normalt” online møde. Man kan ikke sidde 20 mennesker i et online møde og small talke på én gang. Men til gengæld kan man meget andet!
Prøv selv med en online fredagsøl eller en simpel leg som tegn og gæt. Eller lav et online løb, som man kan løse sammen. Du kan prøve kræfter med et lille online spejderløb lige her, hvis du har lyst og mangler inspiration.
Er mødet af primær faglig karakter, så skal du gå videre til næste trin i modellen.
Ny eller gammel viden
For faglige møder skal du vurdere, om mødet handler om at videreformidle eksisterende viden eller skabe ny viden. Eksisterende viden kan være statusrapport på et projekt, opdaterede produktionstal eller resultater fra en brugerundersøgelse. Ny viden kan være diskussion af det videre forløb i et projekt, beslutning om, hvordan produktionen kan forbedres eller hvordan resultaterne fra brugerundersøgelsen bør påvirke strategien for et produkt.
Enig eller uenig
Derudover bør du vurdere, om den viden, der bliver formidlet eller skabt, kan skabe enighed eller uenighed. Man kan nemt tro, at et møde, der handler om at videreformidle viden, ikke kan skabe stor uenighed. Men det kan det sagtens! Forestil dig, at der er implementeret et nyt IT-system på din arbejdsplads. Projektgruppen videreformidler på mødet, at nu er det færdigimplementeret og det kører i alle afdelinger. Men du ved, at I din afdeling bander og svovler de stadig over fejl og mangler i det nye system. Omvendt gælder det for produktionstal. De er svære at være uenige i – selvom man godt kan have en holdning til, om de er gode eller ej!
Tør du aflyse dit møde?
Når du nu har analyseret og vurderet et møde ud fra disse parametre, socialt/fagligt – ny/gammel – enig/uenig, så kan du bedre vurdere, hvordan mødet skal holdes online, Måske endda om det skal holdes i det hele taget. For møder der har en klar faglig karakter med videreformidling af eksisterende viden, der formentlig er stor enighed om, bør måske slet ikke holdes! Det kan i stedet klares med en afrapportering i form af en video. Det minder mere om et møde end en skriftlig afrapportering gør, men deltagerne kan “deltage” i mødet, når det passer dem.
For møder med faglig karakter, hvor der skal frembringes ny viden under potentiel stor uenighed, giver online møder faktisk nye muligheder! Det kan være nemmere at styre en diskussion, da man ikke nær så nemt kan tale i munden på hinanden online. Og går det helt galt, kan du slukke for en deltagers mikrofon. Det er svært at gøre i et mødelokale! Det er også nemmere at lave anonyme afstemninger undervejs eller lave deres egen prioriterede liste, som de andre ikke kan se.
Hvis du samtidig sørger for, at deltagerne har fået overleveret den eksisterende viden før mødet, giver det mere plads til diskussion og debat. Og hvis du har planlagt mødet efter, om deltagerne forventes at være enige eller uenige, kan du bedre afholde mødet, så alle er med.
Hør mere i vores podcast
I det næste afsnit i “Scrum med mere” snakker vi mere om, hvordan du konverterer møder fra offline til online. Vi kommer med vores bud på, hvordan konkrete møder som retrospectives, refinement, daily standup og kundemøder kan konverteres til online møder.
Har du erfaringer, du vil dele med os og lyttere af podcasten, så kontakt os endelig! Har du spørgsmål eller kommentarer, så hører vi også meget gerne dem.
