“Hmm, den sender jeg bare lige senere”, tænker du. Men dagene går og pludselig er mødet i morgen. Og den dagsorden skal ud nu. Men hvad var det nu, I skulle snakke om? Der var noget vildt vigtigt, men hvad var det nu, det var? Og var der nogen, der havde noget, som skulle på dagsordenen? Spørgsmålene er mange og tiden er knap. Det er ikke en optimal situation.
Det tager lidt længere tid, men!
Der er en bedre måde at gøre det på: Brug 4 minutter på at lave dagsordenen, når du indkalder til mødet.
Alternativ reserver 5 minutter i morgen og skriv den der.
Pointen er: Bruger du tiden nu, sparer du en masse tid senere!
Den tid, du bruger nu, er givet godt ud og kommer SÅ mange gange tilbage. Om 3 uger, når du er på vej ind i mødet, så ved du faktisk, hvad mødet handler om og kan møde op forberedt. Og bonus: Det gør de andre mødedeltagere også, for dagsordenen er faktisk præcis og konkret.
Sådan gør du
Det er ikke svært at lave en god dagsorden på 4 minutter, så den kan ryge afsted sammen med mødeindkaldelsen. Min erfaring er, at du skal tænke over følgende, når du laver den:
- Hvad der gerne skal komme ud af mødet (og skriv det tydeligt)
- Hvem skal så med, hvis du gerne vil have det ud af mødet
- Skriv hvem der tager noter
- Skriv hvad du forventer af deltagerne
Så er du klar til at booke mødet!
Bonustip: Er det faktisk et mail-møde?
En ekstra fordel ved at skrive dagsorden samtidig med mødeindkaldelsen er, at du lige kan overveje, om mødet faktisk er nødvendigt eller om det kunne klares med en mail.
Når du sidder der med den færdige dagsorden, er det nemlig super nemt hurtigt at vurdere, om det er tilfældet. Og så er det jo nemt at sende spørgsmålet på mail i stedet for at indkalde til møde.
Der er få ting så frustrerende som at sidde til et møde og opdage, at det havde været nemmere med en mail… Både for dig og de andre mødedeltagere.
Så du sparer dig selv og de andre mødedeltagere for en masse frustration ved at tænke over det, før du indkalder til mødet.
Vil du gerne blive bedre til at holde møder?
Så tag vores online kursus: “Er der en mødeleder til stede?”. Det er fyldt med lavpraktiske og effektive tips og tricks til at holde bedre møder. Og det bedste er, at du kan tage det hjemme fra sofaen.
Er du ikke helt overbevist? Så kan du se de tre første moduler gratis lige her:
Lyt til episoden i “Scrum med mere”
Vil du gerne høre, hvad mine yndlingsredskaber til at holde bedre møder er, så lyt med her:
