Hvad du nemt kommer til at gøre – men aldrig må gøre
Nu står du så der, foran medarbejderen med de alt for mange opgaver. Hvad gør du så? Det er meget nemt og hurtigt lige at kaste et blik på de mange opgaver og så udvælge to-tre opgaver, der stresser medarbejderen. Så er det problem løst!
Det eneste problem ved at gøre det er, at det er den eneste ting, du aldrig må gøre!
Overordnet handler det om, at du ikke må være påtrængende og forsøge at løse problemet uden at inddrage medarbejderen. Det er der tre gode grunde til:
1. Du har ikke det fulde overblik
Der kunne jo sagtens gemme sig opgaver i skuffen eller nederst i bunken af opgaver, som ikke lige er til at se. Og det kan jo sagtens være lige præcis de opgaver, der fylder mest og skaber mest ballade. For nogle medarbejdere vil det være en helt naturlig og forståelig overlevelsesmekanisme at gemme de opgaver, der stresser. Ude af øje, ude af sind – sådan næsten. For de ligger stadig og fylder i baghovedet og det går til sidst galt.
2. Du vurderer opgaverne ud fra egne præferencer
Du vil – som alle andre mennesker – være tilbøjelig til at vurdere, hvorvidt en opgave stresser eller ej, ud fra hvilke opgaver du ville finde stressende. Det er blot ikke sikkert, at det samme gælder for medarbejderen. Måske er du glad for Excel? Måske medarbejderen ikke er. Eller omvendt. Det kan gøre, at du i bedste mening tager en opgave, som du tror stresser medarbejderen, men faktisk ikke gør. I værste fald kan du komme til at tage de opgaver, der faktisk motiverer medarbejderen!
3. Du tager opgaver fra den forkerte ende
Der er groft sagt to typer medarbejdere, når det kommer til, hvordan vi planlægger rækkefølgen af vores opgaver: “Yd først, nyd senere” og “Nyd først, yd senere“. Det skal ikke forstås sådan, at nogle medarbejdere ligger på sofaen og slapper af, før de går igang med opgaverne. Nej, det betyder, at nogle medarbejdere vælger at tage de – for dem – trælse/svære opgaver først og derefter de sjove/lette opgaver. Det er dem, der er “Yd først, nyd senere”. Den anden slags medarbejdere gør det omvendt. De tager de sjove/lette opgaver først og gemmer de trælse/svære til bagefter. De er “Nyd først, yd senere”-typer.
Begge strategier giver god mening. For det gælder jo om at opbygge mental energi til at klare de trælse/svære opgaver. “Nyd først, yd senere” bygger mental energi op ved at løse sjove/lette opgaver, så der er noget at tære på, når tiden kommer til de trælse/svære opgaver. Omvendt bruger “Yd først, nyd senere” den mentale energi først og lader derefter op med de sjove/lette opgaver.
Hvis du og medarbejderen er to forskellige typer, kan du derfor nemt komme til at tage de forkerte opgaver.
Stor risiko for, at du tager de forkerte opgaver
Alle tre faktorer spiller ind, når du står der og skal vælge, hvilke opgaver du skal overtage fra den pressede medarbejder. Derefter er risikoen for, at du kommer til at vælge de forkerte opgaver stor.
Sådan skal du gøre
Heldigvis er der en måde at gøre det på, hvor risikoen er meget mindre. Du skal blot følge disse tre råd:
Gå ud til kaffeautomaten
Det første, du skal gøre, er at få medarbejderen væk fra alle de stressende opgaver og over i en anden kontekst. Ellers kan I ikke sammen hoppe op i helikopteren og få et fælles overblik over, hvilke opgaver der presser lige nu.
Spørg medarbejderen
Spørg medarbejderen om, hvilke opgaver vedkommende vil af med. Tag dem, også selvom du synes, de er trælse. Det er derfor, du er leder: Du tager de opgaver, som presser medarbejderne unødigt og gør, at andre opgaver sander til.
Husk på, at fordi du tager opgaven væk fra medarbejderen, betyder ikke nødvendigvis, at du skal løse den! Det kan jo være, at opgaver, som én medarbejder finder frustrerende, er guf for en anden medarbejder. Nogen elsker at løse problemer, andre er vilde med at lave rugbrødsarbejde. Kender du dine medarbejderes præferencer, kan du nemmere fordele opgaver, når en medarbejder er ved at drukne i opgaver.
Tag 2-3 opgaver mere end hvad medarbejderen vil af med
Når I så står der ved kaffeautomaten og medarbejderen har nævnt de opgaver, som presser og skaber problemer, så tag to-tre opgaver mere. Det skal du gøre af to grunde: For det første skaber hele snakken her ved kaffeautomaten overskud og energi. Det gør, at medarbejderen vil tendere at overvurdere, hvor meget vedkommende kan nå. Når virkeligheden rammer og tiden ikke slår til, gør det ekstra ondt og skaber endnu mere pres. For det andet giver det overskud og energi, at du lige gør medarbejderen en ekstra tjeneste. Det overskud kan medarbejderen bruge til at komme tilbage på sporet.
Og det bedste af det hele
Udover den mindre risiko for, at du fjerner de forkerte opgaver fra medarbejderen, så vil medarbejderen også få fornemmelsen af, at du faktisk tager dig tid til at hjælpe. Det giver endnu mere god energi til medarbejderen.
Og så tager det faktisk kortere tid, end hvis du skulle udvælge opgaverne selv.
Så alt i alt er der kun gode ting ved at følge de tre råd.
Og til allersidst: et godt råd
Det er nærliggende at tænke, at det måske er bedre for alle, hvis du fra starten uddeler opgaverne til medarbejderne. Så får alle de opgaver, der passer dem bedst.
Det må du endelig ikke gøre!
For det første fordi det er fint, hvis alle i dit team kan løse alle slags opgaver – uanset om opgaven er deres kop the eller ej.
For det andet risikerer du at demotivere dit team, når de ikke har nogen indflydelse på, hvem der løser hvilke opgaver.
For det tredje kan det være, at opgaven, der i går var noget hø, i dag er en passende udfordring. Det er kun den enkelte medarbejder, der ved det. Alt du kan gøre er at være opmærksom og hjælpe til, når opgaver bliver for meget eller for lidt.
Det er ikke nemt – det ved vi godt
Det kan godt være, at det lyder nemt. Men det ved vi godt, at det ikke er. Det kræver øvelse og erfaring at tage en snak med en medarbejder om, hvilke opgaver der presser. For medarbejdere er forskellige og man skal lære at fortolke, det de siger. For det er ikke altid nemt at sige lige ud, hvad det er, der trykker, når der er noget der trykker. Det kan være dårlig samvittighed, at man ikke vil være en dårlig medarbejder eller at man er bange for at blive fyret. Alt det gør, at snakken nogen gange kan være mere rodet og uklar – på trods af at presset fra de for mange opgaver er tydeligt og stort.
Så husk på, at øvelse gør mester – og at medarbejderen alt andet lige vil være glad for, at du spurgte i stedet for blot at tage en rask beslutning.
