Grundantagelsen under normale omstændigheder er, at dine teams henvender sig til dig, hvis de oplever problemer. De har formentlig endda allerede løsningsforslag til, hvordan problemerne kan løses. Selvom problemerne er frustrerende, opslidende, demotiverende og så videre, er det pågældende team stadig i en position, hvor de er i stand til at henvende sig til dig med problemet.
Netop dét er en af grundstenene i en agil og iterativ organisation: At ledelsen ikke griber ind i arbejdsgangene og definerer problemerne, men at ledelsen løser de problemer, som teamene definerer.
Men hvad gør du så, når verden er vendt på hovedet, og problemerne er så ukendte og omsiggribende, at dine teams er presset så langt ud, at de ikke er i stand til at formulere, hvad problemerne faktisk er?
Når hele teamet pludselig går sukkerkold
Lad mig give dig et eksempel: Forstil dig, at du tager ud på en god lang løbetur. Du kender ruten og du ved, hvor den er let, hvor den er træls. Med andre ord så er ruten velkendt og forudsigelig. Nuvel, det kan være, at formen er lidt bedre eller lidt dårligere, at det gik lidt nemmere eller lidt sværere end det plejer. Men sandsynligheden for, at du gik totalt og uventet sukkerkold på turen, er ikke særlig stor. For dertil kender du ruten for godt.
Forestil dig så, at ruten er fuldstændig ukendt. Uanset, hvor godt du forbereder dig, så kan du ikke få nogen erfaring med ruten, før du har løbet den. Så der er kun en ting at gøre: At løbe og forberede sig så godt som muligt. Sandsynligheden for, at du går sukkerkold er lige pludselig markant højere! Ukendt terræn, ukendt længde, ukendt alting – det påvirker både psyken og fysikken i en negativ retning.
Sådan er hverdagen for mange teams i dag på grund af Corona-nedlukninger. Det kendte terræn er skiftet ud med et terræn, der hele tiden skifter karakter. Når vi har løbet turen og tænker, at nu har vi da lidt erfaring, vi kan læne os op ad, så skifter det hele igen.
Derfor er det op til dig at sikre, at teamet kommer helskindet igennem løbet. Ligesom der ved løb er vandposter med faste mellemrum, så må du sætte tiltag i søen, som sikrer, at teamet kommer godt igennem.
Hvad er teamets kondital?
Nu er det gode spørgsmål: Hvilke tiltag skal du sætte i søen? Svaret er, at det afhænger af teamets “kondital”. Vi taler ofte om introverte og ekstroverte – at hjemmearbejde er de introvertes fest. Men hvis dine tiltag skal have effekt og faktisk hjælpe teamet, er den dimension ikke nok at holde teamets medlemmer op imod.
Der er to andre dimensioner, som du skal have med: Socialt behov og angst for at forstyrre.
Socialt behov
Det er nemt at tro, at ekstroverte må have et stort socialt behov og introverte et lille. Men den slutning kan du ikke lave, for det kan sagtens forholde sig omvendt!
At man snakker meget, er udadfarende og har store armbevægelser betyder nemlig ikke, at man har behov for stor daglig social kontakt. Det kan godt være, at man har det – men det betyder ikke, at det er et problem, hvis man ikke har, selv gennem længere tid.
Omvendt kan man snildt have et stort behov for social kontakt, selvom man ikke er den, der tager teten til at holde frokost sammen eller lige koordinerer en kage til eftermiddagskaffen. Man får stillet behovet for social kontakt ved at følge med, når andre sætter noget igang. Det kan derfor være rigtigt hårdt, når man sidder hjemme og de sociale muligheder ikke længere tilbyder sig.
Udfordringen for dig er, at det er svært at lure, hvor på skalaen dine medarbejdere ligger. Faktisk kan det også være svært for dem selv! For de fleste har ikke før været i en situation så længe, som det er tilfældet med Corona, hvor muligheden for social kontakt er så begrænset. Derfor er det svært at vide, hvordan man faktisk reagerer, og tage sine forholdsregler før man går socialt “sukkerkold”.
Risikoen for at man pludselig er kørt for langt ud over kanten og faktisk ikke selv kan komme tilbage igen, er derfor stor.
Angst for at forstyrre
En anden dimension er, hvor ubehageligt, man synes, det er, hvis man kommer til at forstyrre andre midt i noget vigtigt. For nogen er det så ubehageligt, at de af ren og skær angst for at forstyrre, hellere vil vente og sylte opgaven end risikere at forstyrre. Andre går straks over til en kollega med problemet i den overbevisning, at vedkommende i den anden ende faktisk bare sidder og venter på at hjælpe med lige netop mit problem.
De fleste ligger et fint sted midt i mellem to ekstremer. Men generelt bliver vi mere angste for at forstyrre i en Corona-hverdag. For de små signaler, som vi i en normal hverdag bruger til at aflæse, hvornår det er bedst at afbryde, er forsvundet bag en “Online/Ikke tilstede/Offline” status i det chat-program, som er blevet den nye kommunikationskanal. Det er blevet markant sværere at vide, om vi forstyrrer, hvis vi ringer op med et spørgsmål.
En ting er de faglige problemstillinger, som man skal bruge hjælp eller input fra en kollega til. Der er der trods alt mere belæg for at forstyrre. Men når det kommer til small-talk, løs erfaringsudveksling eller en lille snak, der kan afmontere en mulig misforståelse og konflikt, er det straks meget værre! Og den slags snakke lader sig ikke nemt planlægge i en kalender heller.
Angsten for at forstyrre en kollega bevirker derfor, at de spontane snakke ikke opstår af sig selv.
3 gode råd til “vandposter”
Vores råd er derfor, at du som leder, griber ind i måden dine teams strukturerer deres arbejdsdage på og indlægger faste “vandposter” – situationer, hvor du skaber tid og rum til at der kan opstå de små uformelle og spontane snakke. Her får du tre forslag til “vandposter”, som kan være med til at sikre, at alle kommer helt i mål:
Fælles frokostpause
Fastlæg et tidspunkt, hvor alle logger på virtuelt og spiser frokost sammen. Lav et skema over, hvem der spiser sammen med hvem de forskellige dage. Det kan være skiftende spisegrupper eller faste. Måske spiser hele teamet sammen en gang om ugen? Måske frokosten skal have et tema: Markrel-madder, alt godt fra haven eller flyvende madder? Kun fantasien sætter grænser!
Gå en tur
Sæt 30 minutter af til en fælles gåtur to gange om ugen. Måske man selv vælger ruten. Måske du bestemmer, at man skal dreje til højre nu, så til venstre, så ligeud og så højre – hvem ved, hvor I ender?
Du kan også give medarbejderne nogle summespørgsmål: Hvad fungerer bedst i din hverdag, når du arbejder hjemmefra? Hvordan strukturerer du din arbejdsdag? Hvad er dine tre bedste råd til gode kunde-videomøder?
Åben eftermiddagskaffe
Sæt et videomøde op hver dag kl. 15.00-15.15. Det eneste punkt på agendaen er eftermiddagskaffe eller the – måske krydret med en bolle, stykke kage eller frugt. Du sidder klar hver dag og medarbejderne kan så hoppe ind, hvis de har lyst og behov til en uforpligtende og løs snak.
