“Det gør vi lige senere”
Du kender det sikkert fra din dagligdag: Der er noget, man egentlig burde gøre – men det bliver lige skudt til lidt senere. Så vigtigt er det jo heller ikke. Eller også er det lidt for uoverskueligt at gøre lige nu, for hvordan skal man lige gribe det an.
Ofte så bliver disse ting gjort på et eller andet tidspunkt. Det er trods alt grænser for, hvor længe man kan trække en opvask eller momsindberetning. Men hvad med de ting, som ikke blive gjort senere? Hvad sker der med dem? De forsvinder jo ikke, bare fordi man skubber dem foran sig. Faktisk kan de blive større, jo længere tid man skubber dem.
Alt det ved du sikkert godt. Og alligevel kan det være svært at gøre noget ved. Derfor har vi fundet fem gode måder at sikre, at mængden af skubbede opgaver ikke tager overhånd – eller med andre ord: At din og dit teams parkeringsplads for ventende opgaver ikke bliver fyldt.
På min parkeringsplads holder der “aktioner”
Forestil dig, at du og dit team har en fælles parkeringsplads. Det er der alle jeres aktioner fra retrospectives bliver parkeret, når de ikke er vigtige nok til at blive løst lige nu, men fylder nok til, at de skal tages op igen til næste retrospective.
For alle parkeringspladser gælder det, at der er parkeringsregler. Det skal I derfor også have for jeres fælles parkeringsplads. Her er fem gode regler, I skal have styr på:
1. Hvor stor er parkeringspladsen?
Det er meget forskelligt fra team til team, hvor mange aktioner der er plads til på parkeringspladsen uden at parkeringspladsen bliver overfyldt og stopper til.
Det vigtigste er, at I bliver enige om, hvor mange der er plads til – ikke hvor mange, I bliver enige om. Antallet af pladser på parkeringspladsen afhænger nemlig meget af, hvor meget de parkerede aktioner er beskrevet og hvor lang tid I tror, at de tager at løse. Jo mere de er beskrevet og jo kortere tid de tager at løse, jo flere er der normalt plads til på parkeringspladsen. Jeg vil anbefale, at I starter med at have 7-9 båse på parkeringspladser.
Når I har besluttet jer for et antal båse, er det vigtigt, at I holder fast i det. I kan ikke bare ændre størrelsen, fordi der lige mangler plads. Ligesom en rigtig parkeringsplads tager tid at udvide, på samme måde kan I kun ændre størrelsen eks. hver 3. måned. Sæt tid af i et retrospective til at gøre det.
2. Hvornår er parkeringspladsen åben?
Åbningstider er vigtige for, at I ikke bliver forvirret og uenige om, hvornår der må komme nye aktioner på parkeringspladsen. I skal derfor have en klar aftale om det. Det kan være, at det kun kan ske til retrospective. Det kan også være, at I til jeres daglige stand-up gerne må køre aktioner ind, som så behandles på næste retrospective.
Det vigtigste er, at I er enige om åbningstiderne og overholder dem. Skal de ændres, så gør det til et retrospective med 3-6 måneders mellemrum.
3. Hvor længe må man holde der?
Det giver ro og tryghed, når man ved, hvor længe en aktion må være på parkeringspladsen. Det kan være, at en aktion kun må holde der frem til næste retrospective. Det kan også være, at den gerne må holde der to retrospectives. Pointen er blot, at aktionen ikke må holde der for evigt.
4. Hvad gør I, når en bil har holdt der for længe?
Der er to muligheder, når en aktion har været parkeret for længe: Enten skal den skrottes eller også skal den løses. Evighedsaktioner er der ingen, der er tjent med. Så når det sker, at en aktion har holdt for længe på parkeringspladsen SKAL der ske noget med den.
5. Hvor kommer de skrottede aktioner her?
Over tid kan der ske det, at der er aktioner med en vis lighed, der bliver ved med at blive skrottet. Det kan skyldes, at de aldrig lige er helt vigtige nok til at blive løst, men alligevel bliver ved med at dukke op, selvom de før er blevet skrottet.
For at sikre sig mod sådanne gentagne skrot-aktioner er det godt at have en skrotmester. En, der samler alle de skrottede aktioner sammen og en gang i mellem tjekker, om der er gengangere i skrotbunke.
Hvis det sker, at der er skrottede aktioner, der minder om hinanden, kan skrotmester tage aktionen med til næste retrospective, så den bliver løst. Aktioner, der bliver ved med at blive skrottet, er nemlig rigtigt vigtige at få gjort noget ved, for de kan ligge og ulme, for pludselig at bryde ud i brand. Gør de først det, skaber det meget mere bøvl og besvær, end hvis de bliver løst inden.
God vind med parkeringspladsen
Jeg håber, at du sammen med dit team får lavet en god parkeringsplads og nogle gode fælles regler for, hvordan den skal bruges.
Har du brug for tips og tricks til design og anlæggelse af jeres parkeringsplads, så send os en mail eller giv os et ring. Giver du kaffe, kommer vi gerne ud til en times uforpligtende snak.
