Deadlinen nærmer sig med hastige skridt! Du sender en reminder ud og får et svar retur: “Nej, det havde jeg helt glemt” og “Det var lige på min to-do liste!” eller måske “Nej, jeg synes det var en tåbelig opgave, så den har jeg droppet” kommer måske tikkende ind. Blodtrykket stiger og trangen til at slå hårdt i bordet ligger lige under overfladen. Men fat mod – der er hjælp på vej!

Hvorfor skal vi gøre det? Det er da åndsvagt!

af | 28. juli 2020 | 0 Kommentarer

De trælse undskyldninger eller forklaringer på, hvorfor du endnu ikke har modtaget det lovede, er forsvarsværker. De popper op for at skærme mod det ubehag, der vokser frem, når man skal forklare en anden, hvorfor en aftale ikke er blevet overholdt. Det bryder en masse sociale spilleregler, når man ikke overholder aftaler, man mister ansigt og troværdighed og kommer til at stå i et dårligt lys. Så det er ikke sært, at der er ubehag og forsvarsværker.

Den gode nyhed er, at når det handler om forsvarsværker, så er der heldigvis en løsning: Nemlig at fjerne det pres, der får dem til at dukke op.

Intet pres, intet forsvar

Hvis du kan forhindre, at den ubehagelige situation opstår, slipper du for at skulle nedbryde forsvarsværkerne. For at gøre det, er det nødvendigt at forstå sin modspiller godt, så du ved, hvordan du spiller rundt om forsvaret.

Der er tre typiske typer modstandere, som du skal drible forbi:

Den dovne

Den dovne er både den mest almindelige og mest frustrerende modspiller. “Jeg nåede det ikke lige, men det er på vej!” er svær at komme hårdt igen på. For det bliver både negligeret, at deadlinen ikke er overholdt, og sagt, at det kommer – selvom du godt ved, at det sandsynligvis ikke kommer til tiden.

Men i virkeligheden er den dovne slet ikke doven! Det ser bare sådan ud. Men under overfladen gemmer der sig ofte en meget ihærdig person, der knokler for at følge med, men hele tiden får nye opgaver ind, hvor deadline er nu! Skal din opgave flyde ovenpå, må du gøre noget aktivt for at opgaven er nemmere, sjovere og mere behagelig at løse end de andre.

Sådan gør du: I stedet for at råbe på aflevering hele tiden, så løb over til din medspiller og gør det nemt, at lave en aflevering lige nu! Du kan bruge: “Det kender jeg godt! Hvis du kan nå det til i morgen, så giver jeg kaffe og kage i kantinen!”. Udsigten til selskab og hygge kan i den grad motivere til at løse din opgave med det samme.

Den glemsomme

Tænk, at din deadline altid lige er øverst på to-do listen, men aldrig bliver løst, før du rykker igen og igen. Det virker helt naturstridigt, at noget kan være topprioriteret og ikke blive løst, mens andre deadlines med lavere prioritet bliver leveret i raketfart.

Der er en årsag – og den er, at den stakkels glemsomme har svært ved at skabe en struktur, der gør, at deadlines bliver husket. Kombineret med gode intentioner om virkeligt gerne at ville løse din opgave, bliver der hurtigt skabt en kaotisk stemning, hvor deadlines nemt bliver glemt.

Sådan gør du: Accepter, at der er nogen, der skal mindes om deadline – men det skal gøres venligt og gerne personligt, hvis det skal have en positiv effekt. Skriv deadlinen på et kort med en sjov hilsen, så den er nem at huske og lige til at blive i godt humør af. Så drukner din deadline ikke i mails og to-do lister på computeren.

Den sure

“Hvorfor skal jeg det?! Det plejer vi ikke at gøre – og desuden er det tåbeligt!”. Det er ubehageligt og afvæbnende at blive mødt med et hårdt og måske uventet angreb. At en venlig reminder om en deadline kan afstedkomme en så kraftig reaktion, kan overraske de fleste.

Men bag det hårde angreb, gemmer der sig ofte usikkerhed over, hvordan opgaven skal løses. I stedet for at sige dét, bliver opgaven dømt til at være tåbelig.

Sådan gør du: Kunsten er her, at tilbyde hjælp uden at prikke til usikkerheden. Det er derfor bedst, om du kan komme det helt i forkøbet, så usikkerheden ikke når at dukke frem. Brug derfor ekstra tid på at forklare, hvorfor deadlinen giver mening og kom med eksempler på, hvordan opgaven kan løses – og vend gerne tilbage i god tid i forhold til deadline for at høre, om der er spørgsmål. For jo tættere på deadline, jo mere usikkerhed kan der dukke op.

Venlighed, overraskelse og belønning

Der findes mange flere forskellige forsvarsværker, som kræver andre løsninger, end dem, jeg har givet dig her. Når du skal finde vej rundt om dem, håber jeg, at de tre løsninger herover kan være med til at inspirere til, hvordan du gør.

Og husk, at med venlighed kommer du længst. Noget uventet og overraskende skaber glæde. Og en belønning i ny og næ gør det hele lidt lettere.

Næste indlæg: Scrum gør godt for forandringer

Der er faktisk også en helt anden måde, forsvarsværkerne kan omgås. Det kræver, at vi tager et kig på de strukturer, vi arbejder under: Hvordan er vi organiseret, hvordan overdrages opgaver, hvordan sætter vi nye tiltag i søen og så videre.

Når I bruger frameworks som Scrum til at organisere arbejdsgangene, så er der faktisk mange af årsagerne til, at presset opstår, der forsvinder lige så langsomt. Opgaverne kommer ikke flyvende ind fra højre med høj prioritet, opgaverne er altid nemme at få et overblik over og der er tid og plads til at vende uoverskuelige opgaver sammen.

Det kan du læse mere om det næste indlæg, hvor vi kigger nærmere på, hvordan forsvarsværkerne har det i et Scrum-team.

Har du hørt vores podcasts?

Vi laver to podcasts: "Alt om Scrum" og "Scrum med mere". De passer perfekt til en gåtur, en opvask eller en god kop kaffe.

Nyeste indlæg på bloggen

Alle indlæggene finder du her

Sådan undgår du, at teamets værdiskala skrumper

Sådan undgår du, at teamets værdiskala skrumper

Vi mennesker vurderer alting i relationer: Hvilken fodboldkamp er bedst, er bøffen bedre end sidst eller var ferien sidste år bedre. Tidligere oplevelser spiller på den måde ind, når vi i nuet skal vurdere noget. Det er rigtigt smart, for det giver en retning for, hvad vi bedst kan lide, når vi sammenholder sidste gang med nu. Problemerne opstår, fordi vi glemmer, omskriver og revurderer “sidste gang” – helt uden vi er klar over det…

Struktur skaber overskud, overblik og overenstemmelse

Struktur skaber overskud, overblik og overenstemmelse

Struktur har et primært formål: At verden bliver mere forudsigelig. For når noget er struktureret, ved vi, hvad der sker, når vi putter A ind i den ene ende. Så sikrer strukturen, at der kommer B ud i den anden ende. Udfordringen opstår, når man ikke længere skal bruge flere B’er, men mangler Å’er i massevis. Derfor må strukturen være både stabil og fleksibel – og dér kommer Scrum ind i billedet.

GULDKORN DIREKTE I DIN INDBAKKE

FÅ EN TJEKLISTE TIL
EFFEKTIVE MØDER
Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Få vores allerbedste guldkorn direkte i din indbakke

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få vores bedste tips og gode råd.

Tak! Du modtager nu en tjekliste direkte i din indbakke