Jeg har været spejder hele mit liv. Jeg har derfor været med til rigtigt mange lejrbål og set rigtigt mange konkurrencer og andet sjovt. En klassiker blandt konkurrencerne er, at man skal dyste om, hvem der kan spise en skive rugbrød hurtigst og fløjte bagefter. Du tænker måske, at det er da vildt nemt. Der må jeg skuffe dig: Med den forkerte strategi er det faktisk rigtig svært! Men med den rigtige strategi går det nemt. Eller så nemt som det kan gå, når man skal spise rugbrød på tid.
Resten af systemet kan ikke følge med
Du tror måske, at det bare handler om at putte hele rugbrødet ind i munden og tygge løs som en gal. For de fleste er den første udfordring at have hele skiven i munden på en gang.
Men lad os antage, at det klarer du fint. Så kommer udfordring nummer to… Munden kan nemlig ikke følge med! Sådan en skive rugbrød au natural er faktisk ret tør. De kære spytkirtler kommer på overarbejde og kan faktisk ikke følge med – og så starter den onde cirkel! For uden nok spyt til at gøre rugbrødsskiven lækker og lige til at tygge, så er det en meget tør affære. Munden bliver helt tør og det bliver faktisk en lille smule ubehageligt. Faktisk en ret stor lille smule, hvis jeg skal være ærlig.
Når så spytkirtlerne endelig har kommet sig over chokket og brødet er blevet tygget godt igennem, kommer udfordring tre: Rugbrødet skal ned i maven. Forestil dig nu, at du har sådan en stor gennemtygget og ret fugtig klump rugbrød, der skal synkes. Det er heller ikke helt nemt. Den kan ikke synkes i ét synk, men den er heller ikke lige til at dele op. Så der går det lidt i stå igen…
Du har måske gættet det, men din konkurrent, der brugte den anden strategi, står og fløjter lystigt og smiler medfølende. Det er nemlig nu ret tydeligt, at den klump rugbrød slet ikke er nem at håndtere.
Små bidder – så kører det!
Men hvad er den succesfulde strategi så? Hvordan spiser man en hel skive rugbrød på rekordtid uden at hele systemet går i sort? Jo, det er faktisk ganske simpelt: Du spiser skiven i så små bidder, som du overhovedet kan. Gør du det, så er rugbrødet væk på ingen tid!
Og nu, hvor du har været ude i køkkenet for at prøve det selv og blevet overrasket over, hvor ubehagelig den store klump var og hvor hurtigt det gik anden gang, så er her forklaringen: Når du spiser rugbrødet i små stykker, kan dine spytkirtler følge med. Rugbrød er faktisk ret tørt uden smør og/eller pålæg.
Når spytkirtlerne kan følge med, kan du nemt løbende synke det gennemtyggede rugbrød og vupti, så er du færdig på ingen tid – næsten. Er du rigtig hurtig, kan du måske lige spise dig igennem på 1 minut. Men så skal det også gå stærkt.
Derfor går det galt med en stor mundfuld opgaver
Det forholder sig præcis på samme måde med opgaver som med rugbrød: Prøver du at løse en opgave i for stor en bid, går det galt.
For det første går det galt, fordi resten af dit team og virksomheden ikke kan følge med, når der kommer så meget ind på én gang. Du og dit team skal bruge alt for megen tid til at få et overblik over hele opgaver på én gang. Og når I er kommet igennem opgaven og har skabt overblikket over det sidste del, har I formentlig glemt, hvordan det hang sammen med den første del – og så går det i ring. Resultatet er, at processen går i ring og nogen gange endda helt i stå. Lad os sige, at I har fået skabt et overblik og er kommet igang med at løse opgaven.
Så indtræder problem nummer to: Jo mere I løser af opgaven, jo større bliver løsningen. Det giver jo god mening, men problemet er blot, at løsningen bliver for stor til at I kan håndtere den. Der opstår hele tiden noget nyt, der skal tages hensyn til eller tages højde for og det vil ikke rigtigt tage nogen ende. Den store færdige løsning bliver langsomt men sikkert skubbet længere og længere ud i fremtiden. Snart sniger der sig en fornemmelse af gåen i ring og meningsløshed ind: Vil I nogensinde komme i mål og have en færdig løsning?
På trods af alt det, så får I faktisk lavet en løsning, blot for at løbe ind i problem tre: Det skal testes og laves en release. Den kæmpe store løsning, som I har fået lavet, skal trevles igennem for at finde ting, der ikke virker som forventet eller ønsker. Men hvor skal I starte? Og når I så finder noget, der skal laves om, hvordan undgår I så, at det har utilsigtede konsekvenser? Og hvordan tager kunderne det, når der kommer en kæmpe stor release, hvor alt er nyt og anderledes? Med andre ord: Den store løsning er svær at teste og kunderne bliver helt sikkert frustreret over, at ingenting ligner sig selv.
Del opgaven op i små bidder
Det er derfor, at opgaver skal deles op i små overkommelige og overskuelige bidder. For hver bid kan du og dit team nemlig komme helt fra start til slut uden at miste overblik eller fokus: I starter med at få et groft overblik over opgavens omfang. I skal ikke gå i detaljer, men blot inddele opgaven i de bidder, som I mener, den skal tages i.
Derefter tager I den første bid: I definerer sammen, hvordan bidden skal løses og løser den. Når den er løst, kan den nemt testes, for I kan stadig overskue den og huske, hvordan bidden indgår i den store grove plan. Når den kommer ud til kunderne, kan kunderne overskue den nye funktion eller feature, for alt andet er jo som det plejer at være.
Så tager I den næste bid. Efter hver bid kan I tjekke den nye bid op mod de andre bidder: Virker de tidligere bidder stadig? Holder det store grove overblik stadig eller skal det lige rettes til? Hvis du synes, at det her lugter af Scrum, så har du en god næse. For det er lige dét, der gør. Ceremonierne i Scrum tager jer igennem de forskellige faser i at tage en bid. I har på den måde en struktur at læne jer op ad, så I kan fokusere på at tage bidden og løse opgaven. Det gode ved små overkommelige og overskuelige bidder er, at de er nemme at gå tættere på. Med andre ord er de nemmere at gøre nærværende. Ja, nogen gange indbyder de ligefrem til at blive løst – faktisk så meget, at det kan være svært ikke bare at kaste sig over dem, inden I er helt færdige med at få overblikket.
Min klare anbefaling er derfor – uanset om du skal spise en skive rugbrød på tid eller løse en opgave: Del den altid op i små bidder!
Bonus, hvis du har 5 minutter til overs
Så kan du se disse tre gæve gutter forsøge sig med at spise en skive rugbrød på under 1 minut. Begge strategier bliver taget i brug og det er ret tydeligt, hvilken der er bedst. Se selv med her:
